ＮＰＯ法人 しまだ環境ひろば 「事務局」 です。
しまだ環境ひろばは、島田市が環境基本計画策定のため市民１００人を集めた、「市民環境百人会議」 を母体として結成された市民環境活動団体です。
もう１５年の歴史を持つ団体です。
平成２４年には、ＮＰＯ法人にもなりました。
当然、会には定款 （会則） があり、種々なことが会則で縛られています。
決議機関は、総会と理事会 （役員会） と、定例会です。
会則で、総会と理事会と定例会の議事録はとる事を義務付けており、全ての議事録は時の事務局によって書かれ保存されています。
また、ＮＰＯ法人になってからは、所轄官庁への、各種届出及び事業報告 （事業報告書・活動計算書・貸借対照表・財産目録など） は、必須事項です。
また、法務局への役員登記 （新任・変更） や、定款登記 （新規・変更） も必須事項です。
これ等の手続きを３年程怠ると、ＮＰＯ法人の取消しとなると聞いています。
既に周りで、事務処理を怠って取消し （解散） された団体がいくつかあります。
従って、こうした事務処理はＮＰＯ法人を維持していく限り欠かすことはできません。
しかし、こうした事務処理は複雑で、誰でもできる事ではなく、どうしても専任化してしまいます。
お蔭で、しまだ環境ひろばも、代表兼事務局長兼こづかいさん兼で、もう１０年も続いています。
後継者づくりに失敗しています。
代表と事務局は輪番制という手もあります。
さて、環境活動を自治会に浸透させたいと、自治会の３役入りをしています。
今年度から３役入りした新人が几帳面な人で、各会合の議事録を書いて配布してくれるようになりました。
総会議事録は会則で録ることが決まっていますが、その他の議事録はこれまで録っていませんでした。
これも、誰でもできる事ではありませんが、専任化することが心配です。
その人がいなくなった時、元の木阿弥になることも心配です。
やり過ぎると、長続きしないことも憂慮されます。
市民活動団体や自治会の事務処理は、どの程度のレベルを維持をするのが理想でしょうか？
悩む今日この頃です。
